Emitiu uma nota fiscal com dados incorretos? Calma! Explicaremos nesse artigo o que fazer.
Preencher corretamente uma Nota Fiscal Eletrônica (a chamada NFe) é de fundamental importância para a sua empresa, pois, qualquer mínimo erro poderá implicar em uma autuação fiscal.
Há ainda a questão de que se houver algum dado incorreto na nota fiscal, o cliente pode não aceitar a NFe, o que pode implicar você não conseguir realizar o cancelamento da mesma. Porém, tenha calma e não se desespere.
Saber como proceder em caso de erro no preenchimento de uma Nota Fiscal é mais comum do que se imagina. De antemão, o que você precisa saber é que se um NFe já estiver com o status de “autorizado” pelo SEFAZ, não poderá haver mais nenhuma alteração.
Por quê? Bem, pelo fato de que qualquer alteração em seu conteúdo invalida a sua assinatura. Então, o que fazer? Nesse caso, existem algumas soluções que podem amenizar essa falha. Vamos a elas.
Nota fiscal com dados incorretos: Cancelamento da NF
Uma das opções válidas é cancelar a nota, e emitir outra com dados que estejam corretos. Mas, lembre-se: isso só será possível se ainda não tiver ocorrido a circulação da mercadoria e o cancelamento estiver dentro do prazo permitido.
Lembrando que as notas só poderão ser canceladas em até, no máximo, sete dias a contar da data de emissão do documento. Só que, em alguns Estados, o prazo é diferenciado. Cabe a você consultar o SEFAZ do seu Estado, e verificar qual o prazo de cancelamento permitido em sua região.
Emitir uma Nota Fiscal Complementar
Neste caso, você só poderá emitir uma NFe complementar quando houver a necessidade de acrescentar um valor a ela ou corrigir o valor de impostos, como o IPI, que soma no valor total da Nota Fiscal.
Vale lembrar que, no caso de uma nota fiscal com dados incorretos, não é possível emitir nota complementar caso a quantidade de itens esteja incorreta, ou seja necessário reduzir o valor.
Emitir uma Nota Fiscal de Substituição e Anulação
Obviamente existirão casos em que você não poderá cancelar a NFe. O que fazer? Simples: eletronicamente, anule os valores de movimentação da mercadoria. O prazo para a emissão do documento que irá substituir ou anular a nota tem que ser de 60 dias.
No entanto, há um “porém”: a emissão da NFe de substituição tem que ser feita única e exclusivamente em casos onde os valores ou tributos sejam menores. Em outras palavras: o valor cobrado na NFe tem que ser maior do que deveria ser cobrado realmente.
Para essa modalidade, existem duas observações das quais você precisa ficar atento.
A primeira delas é que se, por acaso, o tomador da mercadoria tiver inscrição estadual, ele deverá emitir uma outra NFe de anulação de valores. O modelo da nova Nota terá que constar tanto a que estava errada, quanto a de anulação emitida pelo tomador.
E, se o tomador tiver inscrição estadual? Basta, então, emitir uma declaração de anulação de serviço de transporte mencionando o número, data e valor da NFe original, bem como, evidentemente, o motivo do erro.
Com essa declaração, o tomador, por fim, deverá emitir uma NFe de Anulação, onde terá que fazer referência à NFe errada e o valor total da mercadoria, mas, sem destaque de impostos.
Emitir Carta de Correção
Como o próprio nome já indica, é um mecanismo que você vai utilizar para reverter erros específicos em uma NFe já emitida.
No entanto, é bom ficar atento, pois, alguns erros não podem ser revertidos: as variáveis que determinam o valor do imposto, correção de dados cadastrais e as datas de emissão ou de saída.
A Carta de Correção Eletrônica (ou, simplesmente, a CC-e) poderá ser transmitida até 30 dias a partir da autorização do uso da NFe que se quer corrigir.
Interessante notar que uma mesma NFe pode chegar a ter até 20 CC-e. Mas, cuidado com um detalhe: todas as informações retificadas anteriormente deverão ser consolidadas na última CC-e.
Por fim, o texto da correção de uma CC-e deve conter no mínimo 15 e no máximo 1.000 caracteres (sem acentos e/ou caracteres especiais). A correção é permitida apenas nos campos permitidos e existentes no Schema (linguagem baseada em formato XML).
Última dica
Além de todas as precauções que podem ser tomadas para se evitar erros na emissão das Notas Fiscais, também é importante que o receptor da nota (em geral, o cliente) revise os dados contidos nela. Isso ajudará ainda mais no combate as falhas desse tipo.
Também é muito importante escolher um escritório de contabilidade que tenha uma equipe capacitada, e pronta para atender esse tipo de situação.
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