Os contadores são de extrema importância para auxiliar o empreendedor diante de tantas exigências que se fazem necessárias, desde a abertura de uma empresa até as rotinas diárias. Mas é preciso ser cauteloso para não errar na hora de escolher o escritório de contabilidade para a sua empresa.
Há quem pense que a área contábil trabalha somente para a apuração e pagamento de impostos, por isso acaba se aventurando a fazer sua própria contabilidade ou procura o prestador de serviço mais barato do mercado sem averiguar sua reputação e acaba adquirindo futuras complicações.
Você quer ter certeza que sua empresa estará em dia com as obrigações da Receita Federal e dos demais órgãos fiscalizadores?
Quer pagar seus impostos dentro da legalidade?
Quer ter mais tempo para cuidar da sua empresa e contar com um profissional de qualidade para cuidar da burocracia e dos impostos da sua empresa?
Então, é essencial contratar um contador de qualidade!
Os profissionais dessa área precisam ser capacitados para exercer tal função e possuir o registro junto ao Conselho Regional de Contabilidade (CRC), por isso muitas vezes a prestação de serviço encarece: para garantir qualidade dos contadores que trabalham no escritório.
Definimos como um excelente escritório de contabilidade aquele que oferece serviços completos, que envolvem:
- Acompanhamento do enquadramento tributário;
- Atenção para as alterações da legislação vigente que interfiram na segmentação do cliente;
- Emissão de notas fiscais;
- Escrituração dos registros contábeis;
- Elaboração de balanços e balancetes;
- Emissão de livros fiscais;
- Envio de declarações;
- Apuração e emissão de guia de impostos;
- Assessoria e suporte ao empresário para eventuais dúvidas.
Diante de tantas empresas no mercado prestando serviços de contabilidade, devemos levar em consideração alguns fatores antes de definir essa parceria. Então veja a seguir as nossas dicas!
Dicas de como escolher o escritório de contabilidade
1. Registro da empresa de contabilidade
A confiabilidade de uma empresa depende de seu registro junto aos órgãos competentes e, antes de contratar qualquer tipo de serviço, é aconselhável pesquisar para não ter surpresas futuras.
Então o primeiro passo é verificar a situação cadastral do escritório contábil, através da consulta de CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica), que assegura se a empresa possui registro ativo junto à Receita Federal. Os principais dados como razão social, nome fantasia, ramo de atividade, endereço e data de constituição constaram nessa consulta.
O segundo passo é averiguar se o escritório está autorizado a prestar esse serviço, consultando o comprovante de situação cadastral junto ao Conselho Regional de Contabilidade (CRC) através do Certificado de Regularidade, que deve ser emitido no CRC do Estado em que o escritório está localizado.
Por exemplo, se você está analisando um escritório de contabilidade em Curitiba, é necessário verificar se consta o registro deste no CRC-PR.
Além disso, os contadores responsáveis pelo escritório também devem possuir o CRC profissional, que pode ser adquirido em qualquer Estado do Brasil.
E, por fim, analisar se a empresa possui alvará de localização, que autoriza o seu funcionamento e pode ser verificado junto à Prefeitura da cidade em que está situado.
2. Nicho de Mercado
Alguns escritórios optam definir um nicho de mercado, mantendo o foco em determinado segmento. Outros generalizam e atendem todos os ramos de atividade. Por esse motivo, analise a sua necessidade e o que ficará viável para seu negocio antes de fechar o contrato.
Os escritórios que possuem especializações em segmentos de atuação possuem um diferencial diante dos demais, pois são especializados em determinado assunto e, consequentemente, possuem mais conhecimento no segmento, oferecendo um serviço de qualidade para o seu cliente.
Contratar um escritório contábil especializado em Startups, por exemplo, pode ser uma ótima alternativa se você possui um negócio com esse modelo, pois o contador estará preparado para emitir os relatórios específicos para os investidores e demais obrigações que sua startup pode ter.
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3. Recomendações do escritório contábil
Atualmente existe uma concorrência muito grande em todos os segmentos de mercado. Por esse motivo é necessário avaliar com cuidado antes de fechar qualquer negócio. Por isso, sempre busque indicações ou depoimentos de pessoas que já contrataram o serviço contábil, dessa forma, você poderá ter mais confiança na sua escolha.
Caso conheça empresários, de preferência que atuam no mesmo segmento, é mais fácil conseguir uma indicação se o escritório que lhes atende corresponde às expectativas e se oferece ferramentas que facilitam a administração do negócio, como um sistema de gestão empresarial incluso no pacote de serviços, ou o envio periódico de indicadores financeiros para ajudar na gestão do seu negócio.
Mas também temos uma grande aliada que é a internet. Vários sites de pesquisa que podem auxiliar na sua escolha, caso já tenha um escritório em vista, ou você também pode analisar as avaliações que os clientes postaram no Facebook do escritório de contabilidade.
4. Sistema de Comunicação
Outro ponto que deve ser analisado é o sistema de comunicação do escritório, analisando se eles mantêm meios de contato ágeis para que eventuais dúvidas ou problemas sejam solucionados com agilidade e eficiência.
A comunicação é essencial para o bom relacionamento entre o cliente e contador, então verificar se o escritório possui várias linhas de telefones que proporcionem um atendimento rápido, e-mails e site que se obtenha uma resposta imediata é muito recomendável para que, além de ter um serviço mensal de qualidade, você também possa esclarecer eventuais dúvidas.
5. Relatórios disponibilizados pelo contador
Antes de fechar contrato é importante verificar quais relatórios o escritório disponibiliza para a empresa e com qual frequência, pois para tomada de decisão é necessária uma informação rápida e precisa.
Existem muitos relatórios que facilitam a tomada de decisão dos empresários, seja para realizar um novo investimento, adquirir uma nova linha de crédito junto ao banco, ou até mesmo para ter uma visão geral das entradas e saídas de caixa da empresa.
Mas muitas vezes o novo empreendedor não tem esse conhecimento ou não sabe analisar tais relatórios. Cabe então ao contador mostrar quais as ferramentas disponíveis que o escritório de contabilidade poderá oferecer para satisfazer a necessidade do cliente.
Listamos abaixo alguns relatórios mais utilizados que poderão ajudar na tomada de decisão e administração do seu negócio . Vale lembrar que esses relatórios geralmente estão inclusos em serviços de contabilidade para Microempresas, Empresas de Pequeno Porte ou Grandes Empresas.
Os serviços de contabilidade para MEI – Microempreendedores Individuais geralmente possuem menos relatórios, pois esse tipo de empresa não tem a obrigatoriedade de realizar a escrituração contábil. Mas se o contador fornecer algum desses relatórios, certamente pode ser considerado como um grande diferencial.
Veja abaixo os principais relatórios para empresas que estão enquadradas no Simples Nacional, Lucro Real ou Lucro Presumido:
Balancete de verificação
O balancete é um relatório utilizado para visualizar os lançamentos contábeis de determinado período. Ou seja, durante o mês todas as contas movimentadas, os saldos credores e devedores constarão no balancete de verificação.
Balanço e Demonstração de Resultado
São usados para obter a posição patrimonial, econômica e financeira da empresa em determinado período. Eles são fundamentais para que o empreendedor tenha segurança na tomada de decisão após analisar os dados das demonstrações. Além disso, esse relatório geralmente é solicitado pelas empresas que desejam realizar uma análise do seu negócio antes de liberar créditos ou financiamentos, como aquisições de empréstimos ou financiamento de veículos.
Fluxo de Caixa
Demonstra a real situação financeira da empresa, considerado um relatório de extrema importância na tomada de decisão. Nele o empresário consegue visualizar se a empresa está rentável e a sua capacidade de pagar suas contas em curto prazo.
Controle de Receitas e Despesas
Caso faça parte dos relatórios uma abertura detalhada das receitas e despesas de um período certamente lhe ajudará a fazer uma analise precisa das entradas de dinheiro e as saídas, no que foi gasto, quais os cortes de despesas que podem ser realizados para diminuir os custos.
6. Contratação do escritório de contabilidade
Para um negocio ser bem sucedido é preciso atender as expectativas de ambos interessados, por isso antes da contratação é bom estabelecer quais as necessidades da sua empresa e o que se espera do serviço prestado.
O contrato é uma maneira de formalizar o acordo e nele deverá ser estabelecido:
- O valor dos honorários;
- Prazos de pagamento
- Os deveres e obrigações de ambas as partes, analisando se atende o que foi solicitado ao prestador;
- Funcionamento da contabilidade;
- Meios de comunicação;
- Entrega de relatórios;
- Outros fatores.
Análise do enquadramento da empresa
O pesadelo de todos os empresários nos dias atuais é o valor dos tributos (impostos, taxas e contribuições) abusivos no Brasil que. em alguns casos. podem chegar a inviabilizar um negócio. Sendo assim, o escritório de contabilidade deve fazer uma análise de regime tributário a empresa se enquadra para minimizar a mordida do leão e manter sua empresa regular com a Receita Federal.
São diversos fatores a serem analisados para definir o planejamento tributário, sendo os principais o porte da empresa, o valor do seu faturamento e dentro do exercício vigente qual regime de tributação será utilizado para apuração do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido (CSLL).
As formas de apuração são as seguintes:
- Lucro Real: Geralmente usado por empresas de grande porte que, dependendo do faturamento anual e a atividade econômica, são obrigadas a se enquadrar nesse regime tributário.
- Lucro Presumido: Essa forma de tributação é utilizada para empresas de pequeno a médio porte e possui vantagem tributária da presunção sobre o faturamento da empresa.
- Simples Nacional: Atende as microempresas e empresas de pequeno porte, onde o pagamento dos tributos é realizado de forma unificada através de uma DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional) que abrange todos os entes federativos.
Alguns empresários buscam a formas ilícitas de diminuir os valores dos impostos com a sonegação fiscal, que em hipótese alguma deve ser considerada uma opção para não adquirir problemas com a Receita Federal.
Por isso, é essencial contratar um bom escritório de contabilidade para garantir que sua empresa poderá contar com profissionais de confiança, além de serem capazes de analisar a melhor forma de tributação para a sua empresa, de forma legal e totalmente lícita.
Através de um planejamento tributário o cliente poderá enxergar uma forma de viabilizar seu negócio à longo prazo e a escolha de um escritório competente faz toda a diferença para a continuidade do seu negócio, por isso saiba com quem fechar essa parceria e crie um vinculo de confiança com seu prestador de serviço.
Conclusão
Resumindo, para escolher o escritório de contabilidade é necessário:
- Analisar se a empresa de contabilidade está registrada em todos os órgãos competentes;
- Verificar se ela atende o seu nicho de mercado, ou se você deseja optar por um escritório que atenda todos os tipos de empresa;
- Verificar as avaliações e buscar indicações do contador, bem como do escritório como um todo;
- Verificar como será feita a comunicação com o contador;
- Definir quais serão os relatórios e as obrigações que a empresa entregará mensal ou anualmente;
- Realizar a contratação e fazer um contrato de prestação de serviços.
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